مديرية الشؤون الإدارية
المدير: الدكتور فواز الفايز
تقديم الخدمات المتعلقة بالشؤون الإدارية في الوزارة من ضبط الكتب الصادرة والواردة ، وتوفير احتياجات الوزارة من اللوازم والقرطاسية والأثاث وغيرها من التجهيزات، وتقديم ومتابعة كافة الخدمات الإدارية المساندة مثل خدمات النظافة وإضافة لتأمين المركبات اللازمة وضبط حركتها وتنفيذ أعمال الصيانة اللازمة.
إدارة الأنشطة المتعلقة بشؤون الموارد البشرية العاملة في الوزارة من ضبط الدوام والضمان الإجتماعي والترفيعات والتأمين الصحي والحراك الوظيفي ووضع الخطط اللازمة لتنمية هذه الموارد وتطويرها إضافة لتخطيط إحتياجات الوزارة من الموارد البشرية ومتابعة تنفيذ الخطط ذات العلاقة من خلال تطبيق الإجراءات المتعلقة بإستقطاب وإختيار وتعيين الموظفين.
اقسام المديرية
قسم الديوان والخدمات الادارية المساندة
مهام قسم الديوان والخدمات الإدارية المساندة
- تسجيل البريد الصادر في سجل الصادر وتصنيف الكتب حسب الملفات الموجودة في الديوان.
- توزيع البريد الخاص بشركة البريد.
- تسجيل المراسلات الرسمية في سجل الوارد والتأكد من تـوفر جميـع مرفقـات الرسالة.
- توزيع البريد الوارد حسب الشروحات وتثبيت التوزيع في سجل الـوارد العـام وحفظ أصل المعاملات الواردة.
- الاشراف على أعمال الحركة والمقسم والأمن والحماية والطباعة في الوزارة
قسم الموارد البشرية
مهام قسم الموارد البشرية
- الإشراف على إعداد خطة سنوية وخطة متوسطة المدى لمدة ثلاث سنوات للموارد البشرية في الوزارة بالتنسيق مع المديريات الإدارية في الوزارة ومراجعتها وتحديثها دوريا ً .
- الإشراف على إعداد مسودة الوصف الوظيفي للوظائف في الوزارة مما يعزز العمل المؤسسي ويحد من الإزدواجية ويتضمن : المسمى الوظيفي ، الهدف العام للوظيفة ، جهة الإرتباط ، والمهام والمسؤوليات الرئيسة ، المتطلبات الرئيسة لإشغال الوظيفة من المؤهلات العلمية والخبرات العملية والمهارات وأي شروط أخرى .
- إعداد مشروع جدول تشكيلات وظائف الوزارة سنوياً بالتنسيق مع الجهات المعنية ووفق التعليمات الصادرة بهذا الشأن.
- تحديد الإحتياجات التدريبية لموظفي الوزارة وفقاً لمتطلبات واحتياجات العمل ومتابعة شؤون المتدربين والتنسيق مع لجنة البعثات والدورات المشكلة في هذه الوزارة بموجب أحكام نظام الخدمة المدنية ومتابعة إجراءات الإيفاد مع الجهات ذات العلاقة.
- الإشراف على حفظ الوثائق والسجلات والملفات الخاصة بكادر العاملين في الوزارة في ما يتعلق في الإجازات والتعيين والنقل والإنتداب والإعارة والتكليف والترفيع والعقوبات ومتابعة معاملات الموظفين.
- الإشراف والمتابعة لتنفيذ التعليمات الصادرة بشأن الدوام الرسمي .
- إعداد قاعدة بيانات ومعلومات ادارية عن الوزارة وتزويدها للجهات المعنية .
قسم تكنولوجيا المعلومات
مهام قسم تكنولوجيا المعلومات
- انطلاقاً من الخطة الاستراتيجية ورؤيتها ورسالتها يقوم قسم تكنولوجيا المعلومات / مديرية الشؤون الادارية بما يلي:-
- إدارة كافة الانشطة المتعلقة كحوسبة وأتمتة العمليات في الوزارة وبناء المعرفة الالكترونية فيها.
- الاشراف الكامل على اجهزة الكمبيوتر والطابعات وكل ما يتعلق بالسيرفرات واجهزة الشبكة واجهزة الفاكسات والات التصوير وصيانتها باستمرار .
- الاشراف ومتابعة برامج الوزارة المحوسبة وتحديثها باستمرار من نظام الديوان والموارد البشرية وغيرها.
- الاشراف ومتابعة برنامج عداله القانوني وتحديثة باستمرار وتنزيلة على اجهزة الموظفين.
- العمل على برنامج الموارد البشرية HR بالتعاون مع قسم الموارد وديوان الخدمة المدنية.
- الإشراف على برامج الحكومة الالكترونية والتعامل مع البريد الالكتروني الحكومي.
- متابعة وتحديث برامج عمل الحكومة الالكترونية وربط جميع الاجهزة العاملة في الوزارة على الشبكة الحكومية الامنة من بريد الكتروني وغيرها .
- تحديث برامج الحماية للشبكة بإستمرار يومي من خلال تفحص الفيروسات على الشبكة وابقاء الشبكة عاملة بشكل سليم.
تحديد سبل أنظمة المعلومات والاجهزة المستخدمة فيما يتناسب مع احتياجات وزارة الشؤون السياسية والبرلمانية والمتمثلة في :-
- إعداد خطط العمل السنوية للمديرية مما يضمن الاستخدام الامثل لموارد تكنولوجيا المعلومات والاتصال المتاحة، وتحديد الاحتياجات من الانظمة وملحقاتها والعمل على توفيرها ومتابعة تطويرها.
- التنسيق المستمر مع وزارة الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات (مركز تكنولوجيا المعلومات الوطني ) بما يستجد من جديد وذلك من برامج واتفاقيات مع برنامج مايكروسوفت.
- وضع الخطط الاستراتيجية وضمان بناء المعرفة لدى مختلف مديريات وأقسام الوزارة ونشر الوعي والتدريب لذلك.
- عمل البينية التحتية لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الوزارة وأجهزة الربط الداخلي.
- رفد وتحديث الموقع الالكتروني بالاخبار والنشاطات الخاصة بوزارة الشؤون السياسية والبرلمانية ومتابعتها وتحديثها باستمرار .
- رفد جميع الوزارت والدوائر الحكومية بالمعلومات البرلمانية من خلال ضباط الارتباط الموجودين بالوزارة.
- تشغيل البرنامج الخاص بنظام ساعة الدوام (البصمة) واخراج الكشوفات اليومية .
موظفو قسم تكنولوجيا المعلومات
- عمر حسن الكوز / رئيس القسم
- يحيى حسونة /مبرمج
- قاسم مكي / مبرمج
- عبير المحتسب / مبرمجة
قسم العلاقات العامة
مهام القسم :
- تنظيم وترتيب جميع انشطة الوزارة المتعلقة بعمل معالي الوزير وعطوفة الأمين العام الداخلية والخارجية.
- استقبال جميع ضيوف الوزارة الخاصين بمكتب معالي الوزير وعطوفة الأمين.
- المساعدة في ترتيب وتنظيم واستقبال ، الاجتماعات التي تتم بالقاعه الكبرى للوزاره والتي تتعلق في اي اجتماع او مؤتمر يخص اي مديريه من مديريات الوزارة.
- مرافقة معالي الوزير في جميع الانشطة والمؤتمرات الخارجيه في اوقات الدوام الرسمي وخارج اوقات الدوام الرسمي حسب ما يتطلبة العمل.
- حضور رئيس قسم العلاقات العامة جلسات مجلس النواب والأعيان ومتابعة بعض معاملات النواب.
- متابعة المناسبات الرسميه والتهاني والمعيادات وارسالها للجهات المعنية بها.
- تنظيم الوسائل للرد على ما يوجه الى القسم من استفسارات مهمة او خاصة في اي شأن ، ووضع نظام خاص لمقابلات الموظفين في اوقات العمل.
- تجميع البيانات والاحصاءات الوافية ، وحفظها وفقا لنظام واضح يتيح الانتفاع بها في الأعلام والاستعلام في اسرع وقت.
- دعم الصلة بين المؤسسة وسائر المؤسسات الرسمية وغير الرسميه عن طريق تبادل المعارف والبيانات لتنسيق العمل والتعاون.
- توثيق الصلة بين الوزارة وجماهيرها بكل وسائل التعريف المتاحة لتنمية الثقة وتحقيق التعاون.
قسم اللوازم
مهام قسم اللوازم
- للمحافظة على استمرارية العمل في الوزارة من خلال متابعة ارصدة جميع المواد الموجودة داخل الوزارة من قرطاسية واجهزة ومعدات واثاث واليات واليات .
- تأمين لوازم الوزارة واستلامها وفحصها وتدقيقه.
- تخزين اللوازم التي تم شراؤها في مستودعات بطريقة علمية تضمن سلامة المخزون من التلف والضرر.
- إدخال جميع اللوازم لمستودع الوزارة من خلال تنظيم نموذج مستند الادخلات حسب الأصول.
- فتح سجلات خاصة باللوزم المختلفة .
- مطابقة السجلات بالموجودات الفعليه.
- تدقيق طلب المشتري المحلي الخاص بالمحروقات ومطابقتها مع مطلبات الشركات.
- استدراج افضل العروض من الشركات .
- تامين جميع اصناف اللوازم من قرطاسية واثاث واجهزة لجميع موظفي الوزارة وصرفها حسب الاصوال .من خلال تنظيم مستند اخراجات وتنزيلها من سجل الادخالات .
- متابعة وتصنيف المواد الصالحة من المواد التالفة والحافظة عليها لحين تشكيل لجان اتلاف .
- متابعة عمليات معاينة واتلاف وبيع اللوازم وتنزيلها من القيود والسجلات الرسمية.
- الإشراف على تنفيذ أعمال الصيانة.
- تدقيق المطالبات المالية الخاصة بقسم اللوازم.
قسم التدريب
مهام قسم التدريب :
- تحديد الاحتياجات التدريبية للوزارة واعداد خطة تدريبة.
- إعداد الميزانية التقديرية وتصميم البرامج التدريبية.
- إعداد الدراسات والبحوث التي من شأنها رفع كفاءة التدريب.
- إعداد دليل شركاء التدريب والمدربين.
- مراجعة تصميم البرامج والمواد التدريبية.
- دراسة وتقييم عروض ترشيح الجهات التي سوف يسند لها تنفيذ البرامج التدريبية (الدورات).
- متابعة وتقييم خطة التدريب السنوية.
- الاشراف على تنفيذ البرامج التدريبية.
- التنسيق مع الادارات المعنية بالوزارة بشأن الترشيحات للبرامج التدريبية.
- إعداد الإحصاءات الخاصة بالقسم لدراسة لدراسة مواطن الضعف والقوة.